Restrukturyzacja zatrudnienia dostosowana do strategii rozwoju

Restrukturyzacja zatrudnienia jest zamierzonym działaniem, polegającym na dokonywaniu w określonym czasie ważnych zmian w obszarze zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie, które ma na celu dostosowanie posiadanego potencjału pracowniczego do potrzeb organizacji działającej w bardzo konkurencyjnym otoczeniu.

Wprowadzenie

Restrukturyzacja zatrudnienia jest zamierzonym działaniem, polegającym na dokonywaniu w określonym czasie ważnych zmian w obszarze zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie, które ma na celu dostosowanie posiadanego potencjału pracowniczego do potrzeb organizacji działającej w bardzo konkurencyjnym otoczeniu. Restrukturyzacja zatrudnienia kojarzy się przede wszystkim ze zwolnieniami, ale może też być zmianą o charakterze jakościowym, mającą postać przekształcenia struktury kwalifikacyjnej, zawodowej lub stanowiskowej pracowników. Restrukturyzacja zatrudnienia obejmuje z reguły1: redukcję zatrudnienia, redukcję liczby szczebli zarządzania, wyłączanie pracowników na zewnątrz przedsiębiorstwa oraz rekonwersję zawodową.

Jak podaje M. Egeman, rekonwersja zawodowa to proces mający na celu adaptację pracowników do nowych warunków funkcjonowania przedsiębiorstwa i rynku pracy oraz przywrócenie do aktywności zawodowej (ponowne zatrudnienie) tych pracowników, którzy utracili pracę lub których zwolnienie jest zamierzone w związku z procesami restrukturyzacji.

W ramach rekonwersji rozróżnia się:

• • Przegrupowanie, tzn. ponowne zatrudnienie pracownika na stanowisku pracy o treści zbliżonej do dotychczas zajmowanego.
  • Przekwalifikowanie, tzn. ponowne zatrudnienie pracownika na stanowisku pracy o treści istotnie różniącej się od dotychczas zajmowanego, które wymaga zmiany dotychczasowego profilu jego kompetencji (wiedzy, umiejętności, doświadczenia, postaw).

Właśnie z przykładem doskonale przeprowadzonego procesu rekonwersji zawodowej mamy możliwość zapoznać się bliżej, omawiając proces restrukturyzacji zatrudnienia w obliczu łączenia się przedsiębiorstw (fuzji) i utworzenia nowej organizacji o nazwie ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury.

Historia firmy

Spółka ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury, znana powszechnie pod marką produktu Dar Natury, powstała w 2002 roku z połączenia działających od dziesięciu lat na rynku polskim trzech siostrzanych spółek: Nature Gift Distribution Sp. z o.o., PK Distribution Sp. z o.o. oraz Nature Gift Ltd., zespolonych kapitałowo w zakresie zarządzania, tworzących jednolity system dostaw wody źródlanej pod nazwą Dar Natury. Główna siedziba firmy mieści się w Warszawie, a na terenie kraju funkcjonuje dwadzieścia pięć regionalnych jednostek.

Lata to okres pionierski w działalności firm-sióstr, kiedy tworzono i sprawdzano produkt oraz pozycjonowano go na rynku. Opracowano wtedy podstawowe procedury pozyskiwania i obsługi klienta, skuteczne sposoby promowania produktu, efektywne systemy naboru, adaptowania i motywowania pracowników. Właściciele i – nieliczna w tych latach – kadra kierownicza nie dysponowali żadnym wsparciem koncepcyjnym pochodzącym z innej, bardziej doświadczonej organizacji. Spółka działała jako samodzielne przedsiębiorstwo, a nie jako polski oddział zagranicznej, doświadczonej w branży firmy-matki. Wypracowana strategia rozwoju szybko jednak przyniosła dobre rezultaty – już w drugim roku działalności spółka została liderem branży, prześcigając kilka firm o dłuższym stażu aktywności rynkowej. Poważnymi ograniczeniami dalszego rozwoju były wtedy: niedostatek kapitału koniecznego do dalszych niezbędnych inwestycji oraz niski poziom świadomości potrzeby oferowanego produktu wśród potencjalnych nabywców.

W latach nastąpiły duże zmiany w układzie własnościowym, pozyskano bowiem dużego zagranicznego partnera finansowego. Pośrednio wiązało się to z zatrudnieniem wysoko wykwalifikowanych specjalistów oraz z wielkimi inwestycjami w infrastrukturę spółki. W tym okresie wyremontowano siedzibę firmy, wprowadzono specjalistyczny system informatyczny, zakupiono własne środki transportu. Inwestycje te, wsparte intensywnym doskonaleniem procedur wewnętrznych, umocniły pozycję firmy na rynku.

Ogólna charakterystyka firmy

ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury oferuje usługi w zakresie bezpośrednich dostaw do klienta wody źródlanej Dar Natury. Produkt zwany systemem Dar Natury obejmuje zestaw produktów i usług zapewniających klientom stały, wygodny dostęp do zdrowej i smacznej wody pitnej. „Dobra, zdrowa woda, gorąca i zimna, stale w zasięgu ręki, bez kłopotu i wysiłku” – to jedno z haseł reklamowych firmy, które doskonale oddające ideę jej produktu.

W skład systemu Dar Natury wchodzą:

• • Sprzedaż naturalnej wody źródlanej Dar Natury.
  • Nieodpłatne, regularne dostawy butli z wodą do miejsca wskazanego przez klienta.
  • Wynajem i serwisowanie urządzeń do dozowania wody z butli, przy czym część z tych urządzeń umożliwia dozowanie wody gorącej i schłodzonej, co dodatkowo zwiększa zakres korzyści użytkownika systemu.

Nabywcy systemu Dar Natury reprezentują niemal wszystkie segmenty rynku. Najliczniejszą grupę stanowią klienci instytucjonalni – firmy, organizacje, instytucje, urzędy i szkoły. Potrzeba zapewnienia pracownikom firm, klientom i interesantom wody pitnej jest w dzisiejszych czasach oczywista, a oferowany przez ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury system tzw. pięciogalonowy (nazwa pochodzi od pojemności butli w systemie Dar Natury) stał się w minionych latach rynkowym standardem. Nabywcami indywidualnymi są przede wszystkim rodziny reprezentujące średnią i wyższą klasę społeczną – specjaliści, menedżerowie, właściciele firm. Są to najczęściej osoby czynne zawodowo, o średnich i wysokich dochodach, znające i akceptujące nowości, preferujące aktywny i zdrowy styl życia, mieszkańcy średnich i dużych miast. Nabywcy indywidualni korzystają najczęściej z mechanicznych urządzeń dozujących, które umożliwiają wygodne i higieniczne czerpanie wody z butli.

Otoczenie firmy i perspektywy jej rozwoju

Czynniki demograficzne i kulturowe

W ostatnich latach społeczeństwo w Polsce staje się społeczeństwem starzejącym się, co oznacza wydłużanie średniej długości życia przy zmniejszaniu tempa przyrostu naturalnego, przy czym roczniki wyżu demograficznego są nadal w pełni aktywności zawodowej. Zmienia się również struktura wykształcenia – szybko zwiększa się liczba osób z wyższym wykształceniem. Osoby takie, mimo dużego bezrobocia, prędzej osiągają etap stabilizacji zawodowej, co wiąże się z jednej strony z brakiem wolnego czasu, zaś z drugiej – wysokim i stabilnym poziomem dochodów. Szybko i chętnie przejmują one wzorce konsumpcyjne obecne w krajach o wyż-szym poziomie rozwoju. Preferują zdrowy styl życia, interesują się profilaktyką zdrowotną, aktywnymi formami spędzania czasu. Powyższe czynniki demograficzne i kulturowe tworzą korzystną perspektywę i duże możliwości dalszego rozwoju firmy takiej jak ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury.

Czynniki ekonomiczne i technologiczne

Sytuacja gospodarcza Polski w ostatnich latach nie sprzyja intensywnemu rozwojowi popytu na produkt ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury. Duże bezrobocie, bankructwa firm i zła sytuacja finansowa wielu branż, trudne warunki eksportu i konkurowania na rynkach światowych zmuszają wiele przedsiębiorstw do poszukiwania źródeł oszczędności. Przekłada się to na zmniejszenie zakupów wody, negocjowanie bardziej korzystnych dla klienta warunków dostaw czy wreszcie poszukiwanie tańszych, nierenomowanych dostawców.

Obserwuje się również zmniejszenie tempa przyrostu liczby nowych odbiorców systemu Dar Natury, w szczególności w obszarach wielkomiejskich nasyconych już tym rodzajem produktu. Pozyskanie i obsługa klientów na terenach o niższym stopniu urbanizacji pociągają za sobą większe koszty operacyjne.

Przyjęta strategia marketingowa pozycjonuje system Dar Natury jako produkt o najwyższej jakości. Wiąże się to z koniecznością stosowania najbardziej zaawansowanych technologii produkcji i dystrybucji oraz
nowoczesnych systemów kontroli. Pociąga to za sobą konieczność wydatkowania znacznych kwot na inwestycje w infrastrukturę oraz utrzymanie wysokich standardów obsługi klienta.

Otoczenie prawne

W minionych latach następowały liczne zmiany w przepisach prawnych dotyczących produkcji i dystrybucji wód butelkowanych. Wiązało się to z koniecznością dostosowywania się do nowych regulacji w zakresie produktu, jego nazewnictwa, opakowań, oznakowania, środków transportu, środków identyfikacji wizualnej firmy i innych. Firma ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury przygotowuje się obecnie do kolejnych przewidywanych zmian przepisów, które wynikają z przystąpienia Polski do Unii Europejskiej.

Czynniki konkurencyjne

Branża zaopatrzenia w wodę pitną jest postrzegana przez inwestorów jako nadzwyczaj atrakcyjna. Mimo utrudnionych warunków gospodarczych obserwuje się wolny, ale wciąż zwiększający się popyt, wynikający ze świadomości konsumentów co do zagrożeń związanych ze spożywaniem wody wodociągowej oraz coraz powszechniej obowiązujących wzorców konsumpcyjnych preferujących zdrowy i aktywny styl życia, profilaktykę zdrowotną, zapotrzebowanie na produkty naturalne.

Konkurencja bezpośrednia spółki ESI Polska – Zakład Dar Natury na rynku polskim to około trzydzieści firm różniących się jakością oferowanej wody, poziomem obsługi klienta, cenami i zasięgiem dystrybucji – najczęściej działają one lokalnie, a dystrybucję na odległych obszarach, z uwagi na brak własnych środków, powierzają innym firmom, przez co nie budują spójnego wizerunku marki oraz nie zapewniają jednakowych standardów obsługi klienta. Głównym konkurentem Daru Natury jest obecnie firma Eden Springs Poland, aktywna na terenie całego kraju, oferująca produkt za cenę porównywalną z ceną spółki ESI Polska – Zakład Dar Natury.

Konkurencja pośrednia spółki to firmy oferujące alternatywne sposoby zaopatrzenia w wodę pitną, takie jak wody butelkowane sprzedawane w sieci detalicznej, filtry domowe poprawiające jakość wody wodociągowej, bezpośrednie dostawy wody butelkowanej w opakowaniach od 0,33 do 1,5 litra, urządzenia dozujące wodę gorącą i schłodzoną wyposażone w zestaw filtrów, a zasilane z sieci wodociągowej.

Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej spowoduje dalsze szybkie zwiększanie się popytu na produkty wysokiej jakości. Można przewidywać znaczące zwiększenie inwestycji zagranicznych, wejście na polski rynek firm z krajów Unii, szybki przepływ kapitału i wysoko wykwalifikowanej siły roboczej, a także znaczące zmiany kulturowe.

Przyczyny procesu restrukturyzacji firmy

W 2002 roku nastąpiły zmiany własnościowe i strukturalne związane z wejściem spółki ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury do koncernu Nestlé. Spowodowało to podjęcie wielu działań w zakresie połączenia firm, realizacji kolejnych etapów restrukturyzacji oraz wypracowania i wdrożenia strategii spółki.

Szczególnie ważne dla funkcjonowania nowo utworzonej firmy były liczba i kompetencje pracowników, tzn. ich wiedza, umiejętności, doświadczenie i postawa. Nadrzędnym celem kierownictwa spółki było więc przeprowadzenie tego gruntownego procesu zmian przy utrzymaniu dotychczasowego stanu zatrudnienia. W tym celu zostały podjęte działania na rzecz utworzenia w spółce ESI Polska – Zakład Dar Natury stanowisk wielozawodowych, aby móc przemieścić pracowników zgodnie z nowym podziałem organizacyjnym i kompetencyjnym. Proces restrukturyzacji towarzyszący połączeniu spółek od początku był precyzyjnie zaplanowany, także pod kątem minimalizowania jego negatywnych skutków dla załogi. Za największy sukces uważa się przeprowadzenie połączenia bez redukcji zatrudnienia.

Firma ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury przywiązuje dużą wagę do wszystkich obszarów zarządzania zasobami ludzkimi. Inwestycje w szkolenia i rozwój pracowników w ogromnym stopniu przyczyniły się do budowy silnej pozycji rynkowej firmy. Spółka kładzie nacisk na zapewnienie organizacji wysokiej klasy specjalistów przez stosowanie programu rozwojowego, na działania mające na celu budowanie wizerunku firmy jako dobrego pracodawcy, gwarantującego poczucie bezpieczeństwa i dobrze wynagradzającego choć wymagającego, oraz na tworzenie warunków współpracy poszczególnych komórek organizacji.

Przygotowania do procesu restrukturyzacji firmy

Skomplikowana operacja fuzji i restrukturyzacji firmy została bardzo precyzyjnie przygotowana od strony zarządzania zasobami ludzkimi:

• • Opracowano harmonogram przekształceń organizacyjno-prawnych.
  • Przeprowadzono akcję informacyjną wśród załogi.
  • Opracowano nową strukturę organizacyjną – pracownicy zajmujący stanowiska przewidziane do likwidacji znaleźli nowe zatrudnienie za pośrednictwem firmy; przyjęto wszystkie procedury zarządzania zasobami ludzkimi z firmy Nature Gift Distribution Sp. z o.o., a obecnie trwa proces doskonalenia i przystosowywania tych narzędzi do nowych warunków.
  • Przyjęto i zrealizowano szeroko zakrojony plan szkoleń w związku z wprowadzanymi zmianami strukturalnymi.
  • Przeprowadzono badania klimatu organizacyjnego po zakończeniu procesu fuzji.

W związku z tym, że restrukturyzacja jest procesem złożonym i wymagającym wielu nakładów, podstawowym warunkiem jej powodzenia jest dobre przygotowanie oraz konsekwentne wykonanie. Działania realizowane w ramach programu restrukturyzacji powinny wyznaczać strategię przejścia od wspólnych problemów i zagrożeń do wspólnych rozwiązań, a w efekcie doprowadzić do sprawnego funkcjonowania organizacji. Przed rozpoczęciem działań restrukturyzacyjnych przeprowadzono więc w spółkach tworzących ESI Polska – Zakład Dar Natury szczegółową diagnozę stanu zarządzania we wszystkich płaszczyznach ich działania.

Przykładowo, w sprawach z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi należało przeanalizować m.in.:

• • Jaka jest struktura organizacyjna?
  • Jaka jest struktura procesu podejmowania decyzji i jak on funkcjonuje?
  • Jaka jest klasyfikacja stanowisk?
  • Jaka jest polityka płacowa; jakie są różnice związane z konkretnymi kategoriami występujących grup zawodowych?
  • Jakie techniki są używane w celu zaangażowania pracowników w sprawy firmy; czy istnieją wielodyscyplinarne grupy mające doskonalić ogólną jakość pracy, rozwiązywać kompleksowe problemy, szukać nowych możliwości rozwoju firmy i pracowników?
  • Jaka atmosfera panuje w poszczególnych firmach?
  • Jakie narzędzia są stosowane do komunikacji w układzie pionowym?
  • Jakie są priorytety dotyczące obowiązków kierowników w zakresie zarządzania?
  • Czy jest przewidywana zmiana wielkości (zwiększenie lub redukcja) zatrudnienia w poszczególnych działach; jeśli tak, to w jakich działach, jakie obejmie funkcje, ilu osób może dotyczyć?
  • Jakie są mocne strony zarządzania personelem, jakie mogą być jego udoskonalenia?
  • Jak kierownicy postrzegają swoją rolę jako liderów?
  • Czy istnieją narzędzia do oszacowania potencjału zarządzania personelem?

Przebieg procesu restrukturyzacji firmy

Proces restrukturyzacji ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury przebiegał w dwóch fazach. Pierwsza faza – połączenie trzech spółek w jeden podmiot gospodarczy – została przeprowadzona w 2002 roku.

Do zadań z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi bezpośrednio związanych z połączeniem spółek należało:

• • Zawiadomienie wszystkich pracowników na piśmie o zmianach i nowym pracodawcy.
  • Zawarcie nowych umów z pracownikami świadczącymi pracę na podstawie innej niż umowa o pracę (czyli umów zleceń, umów o dzieło).
  • Opracowanie nowej struktury organizacyjnej w kolejnym etapie przekształceń.
  • Pisemne powiadomienie o nowej podległości strukturalnej pracowników przeniesionych do innych jednostek organizacyjnych.
  • Ustalenie poziomu zatrudnienia w poszczególnych jednostkach i komórkach organizacyjnych we współpracy z ich dyrektorami; określenie niedoborów oraz przerostów zatrudnienia, ustalenie stanowisk, na których możliwe było zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy.
  • Opracowanie wspólnie z kierownikami poszczególnych działów zakresu zadań dla nowo powstałych stanowisk.
  • Ujednolicenie istniejących informatycznych systemów kadrowo-płacowych.
  • Opracowanie jednolitego regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania oraz niezbędnych zarządzeń i pism okólnych.
  • Opracowanie niezbędnych druków, procedur i zasad postępowania w sprawach pracowniczych.
  • Wprowadzenie nowego, jednorodnego systemu szkoleń pracowników.
  • Przeprowadzanie na bieżąco szkoleń wstępnych przygotowujących do pracy na poszczególnych stanowiskach.
  • Adaptacja pracowników do pracy na poszczególnych stanowiskach prowadzona przez przełożonych i opiekunów.
  • Przeprowadzanie szkoleń okresowych doskonalących techniki pracy, a także wspierających tworzenie właściwych postaw i odpowiedniej kultury pracy – były one realizowane w centrali lub w jednostkach terenowych.

Działania te były podjęte ze względu na konieczność ujednolicenia poziomu kwalifikacji i wiedzy, a także technik i metod pracy na poszczególnych stanowiskach we wszystkich jednostkach spółki na terenie kraju. Ważnym zadaniem Działu Kadr oraz Działu Szkoleń było szybkie dostarczenie pracownikom jednorodnych narzędzi i przekonanie kadry kierowniczej do nowego sposobu organizacji i nowego stylu pracy ze względu na planowane rychłe rozpoczęcie drugiej fazy restrukturyzacji.

Druga faza rozpoczęła się w połowie 2003 roku i dotyczyła zmiany strategii działania i kultury organizacyjnej. Powołano zespoły zadaniowe (interdyscyplinarne) do opracowania i wdrożenia poszczególnych etapów procesu wprowadzania tych zmian. Wyznaczono zadania i harmonogramy działań dla poszczególnych zespołów, przy czym kadra zarządzająca była w pełni zaangażowana w proces i na bieżąco go monitorowała.

Duży wkład w przebieg i dynamikę procesu miała kadra kierownicza i pracownicy Działu Kadr, którzy jako członkowie wielu zespołów zadaniowych byli odpowiedzialni przede wszystkim byli za:

• • Szeroko zakrojoną i rzetelną akcję informacyjną skierowaną do pracowników i określającą, jaka jest strategia nowej spółki, jaki jest wpływ zmian na redukcję etatów, co zmieni się w dotychczasowej sytuacji zawodowej pracowników, oraz jakie są oczekiwania kierownictwa spółki w związku ze zmianami.
  • Znalezienie miejsca pracy dla każdego pracownika, który należycie wywiązywał się dotychczas ze swoich obowiązków i chce pracować w nowych strukturach organizacyjnych i zadaniowych; redukcja etatów i likwidacja stanowisk z założenia miała być zminimalizowana, decyzje w tym zakresie podejmowało kierownictwo najwyższego szczebla spółki; wprowadzane zmiany dotyczyły większości zakresów obowiązków – zdecydowanie rozszerzając lub zmieniając ich ramy – oraz tworzenia zupełnie nowych stanowisk.
  • Utrzymanie dotychczasowych grup zawodowych i ustalenie nowych zasad współpracy między nimi.
  • Systematyczne szkolenie pracowników w zakresie doskonalenia umiejętności pracy grupowej.
  • Zmianę systemu organizacji pracy na poszczególnych stanowiskach.
  • Dostosowanie do nowej sytuacji i wprowadzenie w życie odpowiednich zarządzeń i procedur personalnych.
  • Opracowanie nowych systemów wynagradzania.
  • Stworzenie nowej struktury organizacyjnej.
  • Opracowanie i wdrożenie systemów jakości produktu i jego dystrybucji.
  • Systematyczną kontrolę podejmowanych działań i zbieranie opinii pracowników na ich temat.

Wyniki procesu restrukturyzacji firmy

Te wielkie zmiany towarzyszące powstaniu ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury były i w dalszym ciągu są wyzwaniem dla wszystkich pracowników i wymagają od nich dużego zaangażowania i utożsamiania się z interesami spółki.

W wyniku głębokiej restrukturyzacji w ciągu dwunastu miesięcy zostało zwolnionych zaledwie trzynastu pracowników, których stanowiska pracy zostały zlikwidowane. Wielkość zatrudnienia w poszczególnych spółkach przed fuzją 31 sierpnia 2002 roku wynosiła: Nature Gift Distribution Sp. z o.o.osób, PK Distribution Sp. z o.o.osoby, Nature Gift Ltd. – 97 osób (łącznie 892 osoby). Po zakończeniu łączenia się tych trzech organizacji, 31 grudnia 2002 roku, ESI Polska Sp. z o.o. – Zakład Dar Natury zatrudniała 907 pracowników, a 30 września 2003 roku w firmie było zatrudnionych 898 osób.

Podsumowanie

Proces restrukturyzacji ma szansę być zaakceptowany przez kadrę kierowniczą i pracowników wtedy, kiedy okaże się skutecznym sposobem zapewnienia i utrzymania konkurencyjności firmy oraz przyczyni się do jej rozwoju. Nieodzownym etapem tego procesu jest utrwalenie nowego systemu funkcjonowania firmy zapewniającego realizację nowych zadań. Wiąże się to z intensywną pracą służb personalnych w zakresie organizowania szkoleń, kształtowania nowych postaw wśród pracowników, budowania nowej kultury organizacyjnej, a także uczenia, co w nowej rzeczywistości znaczy współpraca.

Restrukturyzacja firmy i rekonwersja zawodowa pracowników są procesami złożonymi, wymagającymi od wszystkich ich uczestników wiedzy, umiejętności, doświadczenia i odpowiednich postaw, ale przede wszystkim – wiele wysiłku i zaangażowania. Są to przemiany często trudne, lecz niezbędne do prawidłowego i efektywnego funkcjonowania organizacji.