Nowoczesny sekretariat

Dziesiątki dokumentów wysyłanych do kontrahentów, urzędów, instytucji czy prywatych osób – to codzienność w polskich przedsiębiorstwach. Ustawa o podpisie elektronicznym i wprowadzenie pojęcia bezpiecznego podpisu elektronicznego jak na razie nie zmieniła tego obrazu i nie wydaje się, by w najbliższym czasie ilość papierowej dokumentacji miała zostać ograniczona. Natomiast w wersji „hybrydowej”, gdy elektroniczny obieg stanowi mniejszość załatwianych spraw, otrzymanie dokumentów elektronicznych rodzi sporo problemów technicznych. Chociażby zmienia się pojęcie oryginału i kopii dokumentu. Skoro bowiem oryginałem jest podpisany elektronicznie plik – to wpinany w segregatorach wydruk jest jedynie … jego kopią.

W firmach od dawna stosowane są różne metody pozwalające na uporządkowanie dokumentów. Są prowadzone na przykład ewidencje w postaci papierowej bądź elektronicznej, ułatwiające wyszukiwanie, grupowanie i umożliwiające przekazywanie spraw do załatwienia i kontrolę ich realizacji.

Dokumenty w firmie

Na pytanie skierowane do klientów “Przychodzi listonosz i … co dalej?” – czyli jak wyobrażają sobie wsparcie nowoczesnych technologii w zarządzaniu dokumentacją w firmie – pojawiły się różne odpowiedzi. Oto kilka wybranych:

U nas nie od razu pomyśleli o takim rejestrze, ale teraz jest po prostu lista w Excelu gdzie recepcja wpisuje datę, od kogo, i nr listu poleconego.

U mnie w firmie pracuje się na elektronicznej książce korespondencji. Rejestruje się pocztę przychodzącą jak i wychodząca oraz paczki. Można wpisać co przyszło, jakie załączniki, jakim listem, i do kogo zostało pismo przekazane.

U mnie jest książka korespondencji. Pierwsza połowa dla wysłanych, druga dla odebranych. Wpisujemy kiedy, skąd, co i jaką formą wysłane.

Ostatnio coraz więcej projektów wymagało stworzenia zespołu  „wirtualnych” asystentów wspartych nowoczesną technologią. Dlatego poważnie zastanawiamy się nad opcją zdalną – chociażby wtedy można byłoby zatrudnić osoby niepełnosprawne.

Taki system według ankietowanych, w zakresie „potrzeb” (użyty cudzysłów podkreśla pozostawanie ich często w sferze planów czy marzeń) powinien umożliwiać automatyczne zbieranie i dystrybuowanie danych ze wszystkich źródeł komunikacji, przede wszystkim: e-mail, SMS, poczta tradycyjna, serwisy społecznościowe czy zapytania przez stronę internetową.

Obserwując natomiast stosowane rozwiązania w przedsiębiorstwach nasuwa się wniosek, że te czynności i dokumenty, dla których w naturalny sposób tworzona jest historia, bądź tworzone są specjalizowane rejestry (jak na przykład rejestr zamówień od odbiorców), uważane są za wystarczająco zaewidencjonowane. Do pozostałych natomiast, czyli praktycznie do korespondencji papierowej, stosuje się tradycyjne książki podawcze, czasem w wersji elektronicznej, co zazwyczaj oznacza .. arkusz kalkulacyjny lub edytor tekstów.

Istnieją jednak rozwiązania – specjalizowane programy, które wpisują się w tradycyjne działanie przedsiębiorstwa, nie wymagają długiego wdrożenia, a ich zastosowanie przynosi korzyści nie tylko pracownikom sekretariatu.

Sekretariat

Zazwyczaj pierwszym miejscem, w które trafiają dokumenty jest sekretariat czy inaczej zwanym  kancelarią. Następuje tam otwarcie korespondencji oraz jej zaewidencjonowanie. Porównajmy czynności i możliwości w tradycyjnym sekretariacie oraz tym, który korzysta z systemu elektronicznej książki podawczej.

• • przyspieszyć proces rejestracji oraz czynności sekretarskie,
  • umożliwić elektroniczną dekretację korespondencji, podpisywanie jej odbioru oraz  kontrolę załatwienia,
  • ułatwić wyszukiwanie i grupowanie pism, dokumentów,
  • umożliwić dostęp do informacji o prowadzonej korespondencji, danych firm czy sporządzonych notatkach i to również spoza terenu firmy,
  • ograniczyć ilość krążących w firmie dokumentów w formie papierowej,
  • zwiększyć bezpieczeństwo informacji poprzez zgromadzenie ich w jednym, właściwie zarządzanym i chronionym miejscu,
  • ułatwić i umożliwić dostęp powołanym osobom do informacji archiwalnych.

W małej firmie sekretariatu brak

W małej firmie zazwyczaj zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach jest bardzo szeroki. Można powiedzieć, że pracuje się bardziej zadaniowo, a każdy w pewnym stopniu potrafi wykonać pracę swojego kolegi.

Istnieje jednak nawet w małej firmie zespół, który nadzoruje przyjmowanie i wysyłanie korespondencji. W szczególności rejestrowane są wszystkie faktury wysłane pocztą, oferty dla klientów, licencje, pisma do urzędów, deklaracje i wezwania do zapłaty. Korzystając z programu można ewidencjonować zarówno informacje o wysyłce, jak i dołączana treść w postaci pliku (najczęściej pdf). Pozwala to na łatwy dostęp do informacji również innym pracownikom.

W naszej firmie przyjęliśmy również założenie, że oferty i pisma do klientów wysyłane elektronicznie są również rejestrowane w dzienniku podawczym. Dlaczego?

• Mimo rygorystycznego regulaminu dotyczącego nazywania plików i ich przechowywania (w znaczeniu folderów, w których są umieszczane) szukanie oryginału zabiera za dużo czasu.
• Dzięki rejestracji korespondencji prowadzonej z klientami w jednym miejscu jest zgromadzona wiedza na temat transakcji i dokumentacji.
• Telefon czy e-mail klienta z zapytaniem czy i kiedy został wysłany zamawiany towar może zostać obsłużony przez każdego z pracowników – wystarczy sprawdzić w rejestrze poczty wychodzącej w programie.
• Ułatwione jest tworzenie podobnej oferty / pisma – wystarczy wyszukać według opisu, nazwy firmy, tematu.

Dziennik korespondencji – pomoc czy udręka?

“Podaj mi chociaż jeden powód, dla którego będę prowadzić dziennik korespondencji … bo powodów, żeby nie prowadzić jest mnóstwo!“ – tak można najkrócej scharakteryzować postawę osób w wielu firmach.

Często słyszy się: “Prowadzenie dziennika podawczego powoduje więcej pracy, niepotrzebna ewidencja, niesprawdzana – i tak będzie niepełna, mam duży porządek na swoim komputerze – wiem co gdzie mam, korzystam z możliwości przechowywania dokumentów „w chmurze”, większość i tak wysyłam e-mailem, za drogie, nudzi mnie …”

Istnieje jednak pewien poziom rozwoju firmy oraz skomplikowania i ilości spraw, że bez uporządkowania dokumentów, pism przychodzących czy korespondencji wychodzącej prowadzenie firmy staje się co najmniej … uciążliwe.

Poniższe sytuacje “z życia biura” zdarzyły się naprawdę. Obrazują, że nawet  w niewielkiej firmie korzystanie z programu ewidencji pism i dokumentów pomaga w codziennej pracy.

Dyżur

17:20 – czyli wszyscy współpracownicy poszli do domu, zostaje się dłużej mając wreszcie czas na dokończenie sprawozdań, tekstów czy wykonanie testów. Dzwoni telefon z pytaniem, czy zamawiany produkt został wysłany – a jeśli tak, to kiedy i jak (pocztą czy kurierem). Oczywiście można prosić o telefon następnego dnia. Można też wyszukać w programie … i załatwić problem.

Zastępstwo

No to była katastrofa. Kiedyś dawno temu obsługiwałam sporadycznie dział sprzedaży. Pamiętałam jaki jest obieg w naszej firmie, począwszy od zamówienia a skończywszy na wysłaniu towaru. Wszystkie elementy grały: było zamówienie w poczcie elektronicznej, zamówienie wprowadzone do systemu i wystawiona faktura. Ale czy poszedł towar?

Nie, nie było go w ewidencji wysyłek … Faktura czekała do rana na spakowanie ….

Panika

Wstyd się przyznać, ale mija dzisiaj termin złożenia deklaracji – konsekwencja jej niewysłania to kilkaset złotych kary. Wysłana? Tak, jest w poczcie :).

Procedura

Obecnie każdy w naszej firmie zobowiązany jest do zarejestrowania oferty czy pisma, które jest wysyłane do kontrahenta bądź urzędu. Pisząc ten teks uświadomiłam sobie, że złamałam zarządzenie i nie zarejestrowałam ostatnich dwóch ofert. Zajęło mi to … dwie minuty. Jutro mój kolega, który mnie prosił o wysyłkę, nie będzie się musiał o to pytać … – sprawdzi sam!

Analizując faktyczne skutki wprowadzenia dziennika można stwierdzić, że na wdrożeniu elektronicznego dziennika korespondencji skorzystają: pracownicy sekretariatu, współpracownicy, szef a nawet – klienci.

Kto zyskuje na wdrożeniu programu

Ułatwienia dla pracowników sekretariatu

Dla pracowników sekretariatu korzystanie z programu do obsługi sekretariatu to przede wszystkim ułatwienie codziennej pracy związanej z obsługą “techniczną” – ewidencją, adresowaniem, wyszukiwaniem danych, zestawieniami np. na pocztę.

Pojawiają się również nowe możliwości, takie jak ewidencja przesyłek do wielu kontrahentów.  Nie tylko usprawnia to sam proces wysyłki, ale daje możliwość analizy wysyłanych materiałów oraz pozwala w przyszłości na powtórzenie kampanii.

W przypadku posiadania większej firmy oraz kilku sekretariatów możliwe jest prowadzenie kilku rejestrów – osobno dla każdego sekretariatu – a jednocześnie posiadania informacji na temat całej korespondencji w firmie.

Inni pracownicy firmy

W obecnych czasach coraz powszechniejsze są rozwiązania określane jako “w chmurze”. Nie wdając się w techniczne szczegóły – to podejście umożliwia dostęp do programu obsługi sekretariatu i zgromadzonych w nim do danych, również spoza terenu firmy.

Osoby prowadzące negocjacje, rozmowy handlowe, przeprowadzające analizy czy będące na delegacji mają pod ręką zarejestrowane w programie dokumenty. Ponadto mają dostęp do danych klientów oraz pracownikach, zajmowanych przez nich stanowiskach, telefonach i e-mailach i firmach powiązanych. W łatwy też sposób mogą utworzyć nowy dokument, mając ofertę czy pismo pod ręką, na przykład ofertę dla klienta z tej samej branży.

Szef, dyrektor, kierownik

Osoby nadzorujące uzyskują narzędzie do samodzielnego i szybkiego wyszukania dowolnego dokumentu (nawet po godzinach) oraz sprawdzenia kto odebrał dany dokument oraz kiedy została wysłana odpowiedź.

Ta informacja pozwala na kontrolę terminowości załatwienia spraw i eliminuje wiele z “zawalanych” zadań.

Klient sam sprawdza

To już bardziej zaawansowana wersja programu obsługi sekretariatu, z którym można sę spotkać. Zakłada integrację z systemem finansowo-księgowym. Klient ma możliwość sprawdzenie danych o stanie niezapłaconych, wysłanych pism oraz złożonych zamówieniach – login i hasło dostępu generowane i kontrolowane jest automatycznie przez przez program.

Program – a jednak rozwiązanie dla każdego

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa można stwierdzić, że sekretariat funkcjonuje w każdej firmie. Nawet, jeśli jest to mikro firma, którą tworzą dwie osoby to przynajmniej jedna z nich zajmuje się choćby obsługą poczty i w ten sposób realizuje funkcje sekretariatu, niezależnie od tego czy nazwie się go pracownikiem sekretariatu czy też nie. Wciąż niedoceniana jest rola elektronicznej ewidencji pism i korespondencji, która ma do zaoferowania znacznie więcej niż tradycyjny, prowadzony w papierowej formie, dziennik korespondencji.

W przedsiębiorstwach zazwyczaj występuje potrzeba dostępu do rejestru kancelaryjnego przez większą ilość osób niż tylko sekretarka. W przypadku tradycyjnych, papierowych form, dostęp ten jest znacznie utrudniony, gdyż dziennik fizycznie jest jeden, a chętnych do skorzystania z niego wielu. Idealnie sprawdza się program, który zapewnia obsługę kancelaryjną w tym zakresie, dając jednocześnie dostęp do ewidencji wielu osobom. Program ten, z racji zastosowania technologii internetowych, nie ogranicza dostępu do rejestru ani terytorialnie ani czasowo. Uprawnieni pracownicy są w stanie zajrzeć do niego i dokonać zmian nawet w porze wieczornej, z własnego domu, jeśli tylko zajdzie taka potrzeba.
Niedocenioną zaletą jest także możliwość szybkiego wyszukania pożądanych pism czy informacji poprzez zastosowanie możliwości wyszukiwania, która zaszyta jest w program.

Program zajmujący się obsługą kancelaryjną jest więc rozwiązaniem dla każdej, nawet najmniejszej firmy, gdyż znacznie poprawia organizację obiegu dokumentów, ułatwiając pracę nie tylko sekretarkom i asystentom ale także managerom.

Dodatek: Wybrane możliwości programów do obsługi sekretariatu