Akademia Asystentki i Sekretarki

Celem szkolenia jest dostarczenie wybranych, niezbędnych narzędzi, wiedzy i kompetencji z zakresu zarządzania komunikacją, czasem i zdarzeniami oraz relacjami z klientem, potrzebnych do wykonywania pracy asystentki na najwyższym poziomie.

PROFESJONALNY WIZERUNEK czyli ,,jak Cię widzą, tak Cię (i Firmę) piszą”

Rola pierwszego wrażenia jako wizytówki Twojej, Firmy, Twojego Szefa
Reprezentujesz Firmę – wymogi dotyczące stroju w pracy czyli jak budować profesjonalny wizerunek własny, Szefa, Firmy
Elementy dress code’u u Asystentki – moda a wymogi biznesowe versus Twoja sylwetka i uroda

SAVOIR VIVRE BIZNESOWY
Elementy zachowań dyplomatycznych wobec Klientów, Szefa, Gości i Współpracowników
Savoir vivre biznesowy – czym różni się od towarzyskiego czyli elementy powitania, precedencji, przedstawiania, gościnności

STANDARDY OBSŁUGI KLIENTA – JESTEM WIZERUNKIEM FIRMY
Kim jest klient? – dla mnie, dla Firmy, dla Szefa oraz co z tego wynika
Złote Standardy obsługi Klienta w sekretariacie
Typy ,,trudnych” Klientów – wskazane sposoby reakcji, relacji, komunikacji
Wybrane narzędzia komunikacyjne m.in. parafraza, dojaśnianie
Dopasowanie komunikacji werbalnej i niewerbalnej w profesjonalnej obsłudze
Specyfika komunikacji werbalnej z klientem czyli słowa wskazane oraz zakazane

ASYSTENTKA WSPARCIEM DLA OSOBY ZARZĄDZAJĄCEJ
Ustalanie i doprecyzowanie zasad współpracy w zespole Asystentka i Osoba Zarządzająca
Budowanie wzajemnego zaufania czyli co należy wiedzieć, rozumieć i uszanować w tym polityka prywatności i poufności
Cykliczne spotkania z Przełożonym – wskazana częstotliwość oraz co na nich omawiać
Pozyskiwanie informacji, zadawanie pytań, feedback czyli kto, komu i w czym pomaga
Zasady przekazywania i przyjmowania informacji

ORGANIZOWANIE I KONTROLA CODZIENNYCH OBOWIĄZKÓW, CZYLI JAK ZWIĘKSZYĆ WŁASNĄ EFEKTYWNOŚĆ
Rutyna i rytuały w pracy Asystentki czyli co powinno być nawykiem
Hierarchia ważności spraw, ustalanie priorytetów
Ustalanie dnia pracy i zakresu obowiązków dziennych, tygodniowych, miesięcznych
Ochrona własnego czasu oraz ochrona czasu osoby Zarządzającej
Higiena pracy i odpoczynku – jak pracuje nasz umysł i jak to wykorzystać

ORGANIZACJA SPOTKAŃ SŁUŻBOWYCH PRZEŁOŻONEGO – NAJLEPSZE PRAKTYKI
Podstawowe zasady umawiania, potwierdzania i odwoływania spotkań
Sprawna organizacja, agenda i notatki ze spotkania – co powinny zawierać
Savoir-vivre i obowiązki Asystentki podczas wizyty Gości i Klientów w biurze

MONITOROWANIE I PROWADZENIE ROZMÓW TELEFONICZNYCH
Formuła powitalna to pierwsze wrażenie – co najpierw powinien słyszeć Klient
Kolejność łączenia oraz anonsowanie rozmów
Filtrowanie rozmów czyli ochrona czasu Przełożonego
Umawianie spotkań, wyjazdów, rezerwacji
Trudne sytuacje – jak sobie z nimi radzić?
Bank przydatnych zwrotów

dyplom Effect Group

Szkolenie prowadzone jest metodą treningu umiejętności, metodą interakcyjną z wykorzystaniem elementów psychologii procesu.

Szkolenie podzielone jest na moduły, dotyczące pojedynczych zagadnień. Każdy moduł zawiera niezbędną, minimalną ilość teorii oraz praktykę (w formie warsztatów, gier i ćwiczeń) dla całej grupy uczestników, podgrup i indywidualnych. Zastosowanie technik interakcyjnych i interaktywnych stwarza optymalne warunki dla rozwinięcia w uczestnikach zaangażowania, pozwala na szybkie przyswojenie niezbędnych informacji i umiejętności. Każdy z uczestników praktycznie ćwiczy nowe techniki w warunkach symulujących środowisko pracy. Uczestnicy stymulowani i aktywizowani są do samodzielnej pracy, do wytworzenia wewnętrznej motywacji, do samodzielnego szukania rozwiązań na każdym z poziomów a także wdrażania w życiu przetestowanych na szkoleniu metod.

Formy przekazu informacji i utrwalania zdobytych umiejętności:

Przystępne, interaktywne przekazanie treści merytorycznych

Opis i wyjaśnienie konkretnej techniki czy metody

Praktyczne trenowanie poznanych technik

Wspólna analiza przypadków i symulacje rzeczywistych sytuacji i zdarzeń zawodowych z zastosowaniem nowych wzorców zachowań

Tematyczne gry i zajęcia grupowe wspomagane przez trenera

Zadania indywidualne wspomagane przez trenera

Osoby pragnące podnieść poziom wiedzy i umiejętności, pracujące na stanowisku Asystentki i Sekretarki